Реестр экспедиторов: кому нужно зарегистрироваться

7 июня 2025 года Президент подписал закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ с изменениями в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Одно из основных нововведений — появление обязательного электронного реестра экспедиторов, который начнет работать с 1 марта 2026 года.

Реестр будет вестись в электронной форме на базе национальной цифровой транспортно-логистической платформы «ГосЛог». Оператором платформы выступит федеральный орган, который занимается политикой и контролем в области транспорта.

С этого момента только зарегистрированные в реестре компании и ИП смогут легально осуществлять транспортно-экспедиционную деятельность. Работа вне системы будет приравниваться к незаконной.

Право на деятельность возникает со дня размещения записи в реестре. Уведомление можно подать через личный кабинет на портале «Госуслуги», с использованием электронной подписи — УКЭП или УНЭП физлица. При наличии всех документов заявку рассмотрят в течение одного рабочего дня.

Для включения в реестр:

• У руководителя или ИП не должно быть непогашенной судимости в сфере экономических преступлений.

• Также у экспедитора не должно быть более одного нарушения в сфере экспедирования за последний год.

Сведения, включаемые в реестр, охватывают всю ключевую информацию о бизнесе: наименование, ОГРН, ИНН, юридический адрес, ФИО контактных лиц, виды оказываемых услуг по ОКВЭД, а также, при наличии, информацию о допуске к перевозке опасных грузов. Дополнительно можно указать регионы работы, страховые суммы, ссылку на сайт компании.

Действующие участники рынка обязаны подать уведомление о своей деятельности до 1 мая 2026 года. Это дает компаниям 60 дней с начала действия реестра, чтобы подготовиться: проверить соответствие требованиям и наладить ЭДО.

Компании, планирующие выйти на рынок после 1 марта 2026 года, смогут работать только после включения в реестр.

Введение реестра — это не просто новый формальный шаг, а системная реформа логистики и контроля перевозок в России. Усиливается безопасность, формируется цифровая прозрачность взаимодействия на всем пути груза — от отправителя до получателя.

Новые обязанности экспедитора

Экспедитор, который сопровождает перевозку грузов, должен выполнять особые требования, если его работа связана с предметами или веществами, запрещенными для свободного оборота (например, опасные химикаты) или имеющими ограничения по обороту. 

Он обязан следовать всем правилам перевозки таких грузов, которые установлены российскими законами. Если экспедитор не может обеспечить выполнение этих требований — он не имеет права оказывать такие услуги.

Нужно хранить всю информацию о заключенных контрактах на транспортную экспедицию, сторонах этих договоров, а также лицах и компаниях, которые принимали участие в перевозке. Экспедитор обязан вести учет особенностей и свойств грузов, этапов перевозки (прием, обработка, погрузка, хранение, разгрузка, передача, выдача), маршрутов следования и используемых видов транспорта. 

Вся эта информация должна храниться на территории России минимум три года после завершения договора. IT-решения, которые использует бизнес, должны соответствовать требованиям по безопасности, утвержденным федеральными ведомствами.

Если к экспедитору обращаются государственные органы (например, полиция или ФСБ) с запросом на основании закона, он обязан предоставить им всю необходимую информацию. Если государственные органы подозревают, что перевозятся запрещенные или ограниченные к обороту товары, экспедитор обязан передать этот груз для проверки или изъятия. При возможности также следует предоставить помещение для осмотра.

Новый уровень ответственности для экспедиторов

Сейчас экспедиторы несут ответственность по двум направлениям:

• По закону № 87-ФЗ за нарушение условий договора предусмотрены штрафы в виде неустоек. Например, если одна из сторон в одностороннем порядке отказывается от договора, придется заплатить штраф 10% от суммы затрат. Если клиент необоснованно отказывается от оплаты — также 10% от суммы расходов. За задержку выплаты вознаграждения начисляются пени — 0,1% за каждый день просрочки.

• По статье 11.14.3 КоАП за нарушения при проверке документов назначают административные штрафы. Размер штрафа для граждан достигает 3–5 тысяч рублей, для компаний — 50–100 тысяч рублей.

Изменения в законодательстве усиливают контроль и предусматривают новые административные штрафы. 

• За работу экспедитора без включения в специальный реестр гражданин может заплатить 3–5 тысяч рублей, а юридическое лицо — от 100 до 300 тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 10 тысяч рублей для физлиц и до 500 тысяч — миллиона рублей для компаний.

• Впервые вводятся штрафы за несоблюдение обязанностей по хранению информации. Их размер — от 0,001% до 0,003% годовой выручки компании (но не меньше 500 тысяч рублей). При повторных нарушениях — от 0,01% до 0,03%, но не меньше 1 миллиона рублей.

Сейчас штрафы еще находятся на стадии рассмотрения. Законопроект № 755710-8 принят в первом чтении 28 января 2025 года и пока не вступил в силу. Поэтому в конечном итоге суммы могут быть другими.

Вопросами о работе без регистрации в реестре будут заниматься суды и федеральный орган транспортного надзора (Ространснадзор). Протоколы о нарушениях вправе составлять сотрудники полиции и ФСБ.

Электронные документы: обязательный переход с осени 2026 года

Бумажные транспортные накладные и другая традиционная документация постепенно уходят в прошлое. Вместо этого будут использоваться электронные перевозочные документы — ЭПД. В них фиксируют ключевые данные: кто отправляет и получает груз, какой маршрут, условия перевозки, а также сведения об участниках (отправитель, перевозчик, экспедитор, получатель). Стороны подписывают документы с помощью электронной подписью.

Обратите внимание, что договор транспортной экспедиции пока не входит в перечень документов, оформляемых через ГИС ЭПД. Он по-прежнему заключается в стандартном письменном (в том числе электронном, но через системы ЭДО) виде.

ЭПД станут частью государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Это обеспечит централизованную проверку и мониторинг перевозок.

Переходный период — с сентября 2025 года. До этого времени лучше заключить договор с оператором ИС ЭПД, например «Астрал» — первой группой компаний, получившей статус аккредитованного оператора ИС ЭПД в России. Затем следует протестировать систему и обучить персонал. С осени 2026 года уже нельзя будет использовать бумажные накладные за редкими исключениями, определяемыми государством.

Подробнее об обязательном оформлении электронных транспортных накладных рассказывали в статье. 

Чтобы обмениваться электронными перевозочными документами между всеми участниками грузоперевозок, используйте сервис 1С-ЭПД. Он позволяет быстро вносить изменения и отслеживать статус груза на каждом этапе. Вся информация всегда доступна онлайн, а проверки проходят без лишней волокиты — налоговая сможет получить документы напрямую. С 1С-ЭПД участники перевозок — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики, экспедиторы — ускоряют документооборот и получают оплату значительно быстрее.

Оставить заявку

Что делать бизнесу уже сейчас

Хотя многие нормы вступают в силу с 2026 года, ждать до последнего — рискованно. Чтобы не попасть под штрафы и не лишиться права на деятельность, экспедиторам стоит начинать подготовку уже сейчас.

Первое — это подключение к транспортному электронному документообороту (ЭДО). Без него оформить ЭПД будет невозможно. Нужно выбрать оператора ИС ЭПД, например «Астрал» — первая группа компаний, получившая статус аккредитованного оператора ИС ЭПД в России. Далее обучите сотрудников работе в системе. Особенно это касается логистов и бухгалтеров, которые будут оформлять и подписывать документы.

Второе — провести аудит всех перевозочных процессов. Они должны быть выстроены четко и прозрачно, обеспечивать своевременное создание и подписание ЭПД по каждой перевозке. Эту задачу может помочь решить оператор. У ГК «Астрал» есть опция реализации проекта «под ключ». Оператор обеспечит соблюдение требований закона, поможет подготовить ваших сотрудников к работе с ЭПД, а также предоставит техническое сопровождение.

Третье — проверить юридические тонкости. Нужно пересмотреть шаблоны договоров с клиентами и перевозчиками, включить в них положения об ответственности за ЭПД, обновить внутренние регламенты и инструкции. Также важно проверить, есть ли у сотрудников ЭП.

Четвертое — провести техническую подготовку. Оценить, как новая система будет интегрироваться с вашей учетной системой, и связаться с выбранным оператором для настройки обмена данными.

Наконец, стоит следить за новостями и нормативной базой. Пока некоторые детали — например, порядок ведения реестра — еще уточняются. Но ключевые направления уже понятны. Начав подготовку в 2025 году, бизнес сможет пройти переходный период без потрясений. А главное — не потеряет клиентов и не попадет под ограничения. Телеграм-канал 1С-ЭПД: Перевозки без бумаг публикует актуальные новости в доступном формате. 

Сервис 1С-ЭПД поддерживает все нужные форматы электронных документов, позволяет обмениваться формализованными файлами обмена и обеспечивает подписание ЭПД каждым участником логистической цепочки. Сервис позволяет визуализировать все типы документов: электронную транспортную накладную, электронный путевой лист, заказ-заявку, сопроводительную ведомость и другие. Все участники перевозки мгновенно получают уведомления о приемке и передаче груза, что еще больше ускоряет логистический процесс.

https://www.klerk.ru/blogs/astral/651230/#chapter-chto-delat-biznesu-uzhe-seychas