Какие ошибки в работе с самозанятыми приводят к проверкам ФНС
Как грамотно и законно оформить трудовые отношения с временными работниками, чтобы справиться с повышенными нагрузками в пиковые сезоны.
Приближается сезон скидок, «черных пятниц», различных маркетинговых акций, да и Новый год не за горами. В такие периоды бизнесу нужно больше рук, но сколько именно – не всегда можно заранее спрогнозировать. На складах копятся горы коробок, курьеры не успевают развозить заказы, а в торговом зале выстраиваются очереди.
Штатных сотрудников для решения таких задач быстро не наймешь, да и потом, когда поток схлынет, им будет просто нечем заняться. Поэтому компании привлекают в качестве исполнителей самозанятых. Но многих предпринимателей волнует вопрос: не сочтет ли ФНС это уходом от налогов или «серой» зарплатой. Чтобы избежать претензий и при этом работать с самозанятыми безопасно и выгодно, нужно изучить правила игры.
Кто такие самозанятые и зачем они бизнесу
Самозанятый – это человек, который официально зарегистрирован как плательщик «Налога на профессиональный доход» в приложении «Мой налог» и сам платит налог 4% или 6% с дохода. Для компании он не сотрудник, а подрядчик.
Что это дает бизнесу:
- Экономию. Не нужно платить зарплату и взносы в фонды. Оплата идет только за конкретную выполненную работу. Например, можно нанять самозанятого курьера, если основная команда не справляется с доставкой. Он выполняет 90 заказов – вы их оплачиваете. И больше никаких лишних расходов – отпускных, больничных и т.п.
- Гибкость. Вы сами регулируете нагрузку: сегодня дополнительно нужны 10 человек, завтра – 30, а послезавтра можно вернуться к обычному режиму работы. Например, если срочно необходимо выполнить переоценку ценников в сети гипермаркетов, к этой задаче можно подключить 15 самозанятых. Через неделю работа закончилась, сотрудничество тоже.
- Минимум документов. Не требуется оформление трудовых книжек. Достаточно гражданско-правового договора и чека, оформленного через приложение самозанятым.
На какие задачи можно привлекать самозанятых
Федеральный закон разрешает самозанятым оказывать услуги и выполнять работы, за исключением небольшого перечня видов деятельности.
Но к логистике и работе в рознице это не относится – именно здесь привлечение самозанятых в «часы пик» работает очень хорошо:
- Логистика: разгрузка фур, сортировка коробок на складе, маркировка товара.
- Курьерские службы: доставка посылок в пиковые дни.
- Розница: выкладка акционного товара, промо-акции, расфасовка товаров.
Например, магазин электроники может привлечь самозанятых для помощи в день старта продаж нового смартфона. Их задача: не «стоять в торговом зале» в течение рабочего дня, а «оформить 50 чеков». То есть, фокус делается на результате, а не на трудовой функции.
6 ошибок при сотрудничестве с подрядчиками, которые приводят к проверкам ФНС
- Использование лексики трудового договора. Не пишите в договорах с самозанятыми слова «должность», «зарплата», «график работы» – их нужно заменить на «услуга», «вознаграждение», «срок выполнения». Если написать «сотрудник склада с зарплатой…», то ФНС может решить, что вы скрываете трудовые отношения. При работе с подрядчиками больше подходит вариант «Услуга по доставке 30 заказов».
- Регулярность выплат. Не платите самозанятым раз или два в месяц фиксированную сумму. Желательно, чтобы выплаты самозанятым не были приурочены ко дню зарплаты или аванса, особенно если временного персонала много. Лучше всего выплачивать вознаграждение сразу по факту выполненной работы. Так, самозанятому грузчику стоит платить не 40 тыс. рублей в месяц, а, допустим, по 500 рублей за каждую загруженную паллету.
- Установленный график работы. Считается, что самозанятый сам решает, когда ему работать. И в договоре нельзя писать «работа с 9:00 до 18:00». Лучше указать «доставка 20 заказов в течение дня» или аналогичные формулировки, где отражается результат, а не процесс.
- Обещание социальных гарантий. Нельзя перечислять самозанятым вознаграждение за что-либо, кроме выполненных задач – никаких отпускных или больничных. Да, это может показаться недружелюбным по отношению к исполнителям, но они сознательно выбрали эту форму занятости, не рассчитывая на дополнительные выплаты. Если самозанятый заболевает, компания находит другого исполнителя.
- Обозначение трудовой функции вместо результата. Например, если в договоре указано «курьер», то это трудовая функция, а для самозанятого должно быть «доставка 20 заказов по ЦАО в период с 1 по 10 сентября».
- Выдача средств производства, оборудования и материалов. Самозанятый должен использовать собственные ресурсы для выполнения задачи. Например, у курьера должен быть собственный автомобиль или велосипед для доставки. Если курьер ездит по городу на машине, принадлежащей компании и заправленной бензином за счет компании, то налоговая может признать его сотрудником. Лучше включить компенсацию транспортных расходов в выплату за каждую доставку.
Как доказать налоговой, что работа реально выполнена подрядчиком
ФНС оценивает, были ли по факту выполнены услуги или работы, обозначенные в договоре. Поэтому необходимо сначала составить договор, где обозначен конкретный результат. Далее необходимо подтверждение того, что все действительно выполнено.
Прямым доказательством будет служить чек с понятным обозначением платежа, например, «услуга по упаковке 100 коробок», а не «работа упаковщика». Также можно подписать акт выполненных работ – документ хоть и не обязательный, но подтверждающий, что исполнитель и заказчик претензий друг к другу не имеют и все работы выполнены в срок и в полном объеме. Дополнительными доказательствами для налоговой будут переписка между заказчиком и исполнителем, фотографии доставленных товаров, трек-номера, подписанные накладные.
В таком случае налоговая проверка должна признать услуги реальными.
Кстати, договор, письменные задания и акты выполненных работ – это еще и защита компании от неблагонадежных исполнителей. Если подрядчик не вышел на работу, сделал плохо, можно потребовать от него неустойку, а также не платить ему вознаграждение. Размер неустойки лучше также заранее прописывать в договоре. Например, если курьер не доставил вовремя 10 заказов, а в договоре указано, что за каждый просроченный заказ ему грозит 200 рублей штрафа, то сумма вознаграждения сократится.
Почему важно сотрудничать с подрядчиками правильно
Для тех отраслей, где загрузка сильно отличается в зависимости от сезона или проведения каких-то маркетинговых акций, сотрудничество с самозанятыми – это реальная возможность закрыть кадровый дефицит и сделать все по закону. При этом бизнес экономит ресурсы и снижает затраты, сохраняет гибкость и защищается от налоговых претензий.
Используя эту инструкцию, можно быстро находить временных сотрудников и спокойно переносить пиковые периоды в работе.
Александр Авдеев