Химия канбана: как избавиться от хаоса в закупках

Кейс о том, как в химической лаборатории наладили прозрачный и понятный процесс закупок с помощью канбан-метода и сократили время на обработку заявок в 6 раз.

Государственная Research & Development лаборатория является химико-аналитическим центром, специалисты которого предоставляют аналитические методики для химических и фармацевтических компаний. 

Для реализации своей деятельности лаборатория закупает специфические химические позиции (реактивы, растворители, криожидкости, расходные материалы и пр.).

Проблема в том, что законодательство требует большой пакет документов от госучреждений, которые хотят совершить закупку. Чтобы сделать заказ нужно предоставить служебную записку, коммерческие предложения разных поставщиков и другие документы. Поскольку сотрудники лаборатории закупают сотни разных позиций, бюрократическая волокита отнимает у них много времени.

Холодильник с химическими реагентами лаборатории 

Проблема

У лаборатории не было понятной и прозрачной системы закупок. В среднем, время одной закупки могло занимать 3-4 месяца, а иногда закупки и вовсе терялись, что приводило к критической ситуации с реактивами. Чтобы как-то упорядочить этот запутанный процесс, сотрудники использовали таск-трекер, в котором для каждой закупки заводили отдельную карточку. Но их подход не помогал решить проблему.

Почему система не сработала? 

Создание карточек в таск-трекере не помогло, и у этого было несколько причин:

1. Доски не отражали реальную картину закупок. Сложно отследить точное количество заявок. Сотрудники не всегда вовремя обновляли карточки на цифровых досках, могли вовсе забыть их занести. Глядя на доску, нельзя было понять, на какой стадии находится конкретная закупка.

2. Не было ограничений по заявкам, которые одновременно находятся в работе. В процессе формирования закупки могло быть одновременно до 25 заявок. Из-за этого внимание рассеивалось, и копилось много начатой и незавершенной работы, какие-то заказы могли очень долго оставаться без решения.

3. У лаборатории не было единого пространства, чтобы формировать закупки в одном месте. Сервис цифровых досок не отображал задачи и заявки наглядно.

Так выглядела схема доски с информацией по закупке

4. Сотрудники не могли отслеживать блокировки. То есть причины, по которым какие-то закупки замедлялись и не могли быть завершены. У инструмента онлайн-досок нет явных блокировок, чтобы обратить внимание на ошибку.

Решение 

Систему нужно было менять. 

Во-первых, потому что она не работала. 

Во-вторых, потому что в компанию пришел новый специалист по закупкам. Обновления происходили в сжатые сроки и подразумевали несколько шагов:

1. Создание правил ведения закупок

В лаборатории опросили сотрудников, которые отвечают за закупки, как именно строится  их рабочий процесс — что входит в обязанности, по каким этапам проходят заявки и т.д. Опираясь на ответы команды, специалист изменений составил акт закупки с распределением ролей. Описание попало в базу знаний лаборатории.

Правила акта закупки с распределенными ролями

2. Переход на новый метод визуализации

Одной из причин беспорядка в закупках был ограниченный инструментарий предыдущего таск-трекера. Он не позволял отобразить процесс закупок на одном экране с остальными рабочими процессами, поэтому исполнители просто забывали обновлять доску закупок. Поэтому решено было сменить сервис.

Проанализировав рынок, выбрали Kaiten. Так как он дает возможность размещать несколько досок на одном пространстве и позволяет профессионально работать по канбан-методу. 

Все процессы перенесли в Kaiten, и доску закупок разместили в едином пространстве лаборатории. У сотрудников больше не было проблем с множеством цифровых досок. Не нужно было каждый раз переходить на другую страницу, чтобы попасть на доску закупок. Визуальная система управления рабочими процессами располагалась перед глазами. 

Рабочее пространство Kaiten в свернутом виде

3. Настройка

После переноса задач в новый таск-трекер осталось донастроить процессы.

В первую очередь, команда лаборатории создала шаблонный чек-лист, отображающий этапы процесса закупок. Шаблон автоматически добавляется в каждую карточку на доске закупок, выполняя эти этапы сотрудники отмечают пункты, что позволяет удобно отслеживать состояние каждой закупки.

Пример чек-листа, в котором легко отследить статус закупки

Во вторую очередь, в компании установили ограничения незавершенной работы (WIP-лимиты) — количество закупок, которые могут одновременно находиться на этапе «в работе». 

Теперь сотрудники, прежде чем брать в работу новую закупку, должны завершить начатые ранее. Это мотивирует их быстрее доводить начатые задачи до завершения.

Как стала выглядеть доска закупок в Kaiten

В третью очередь, у сотрудников лаборатории появилась возможность отслеживать блокировки — проблемы, мешающие решению задач. В Kaiten можно явно обозначить задачу, где возникла блокировка, указать ее причину, чтобы решить проблему в кратчайшие сроки. 

Пример заблокированной карточки в Kaiten

Видя, какие проблемы мешают продвижению закупок, сотрудники на общих встречах стали обсуждать эти блокировки и их решения. Этот подход сокращает время на подготовку закупки.

Результат

Следуя принципам Канбан, в лаборатории ввели четыре изменения в процесс закупок: обозначили ясные правила, визуализировали процесс в Kaiten, ограничили объем незавершенной работы, подсветили проблемы. 

Результат не заставил себя ждать:

• В 6 раз сократилось время формирования закупок. С 3 месяцев до 14 дней. 
• Закупки перестали теряться и стоять без движения.
• Проблемы с заявками стало легче отслеживать и решать.