KPI склада: ключевые показатели эффективности кладовщика

Общее представление

Для организации грамотного взаимодействия подразделений, способного обеспечить необходимую эффективность, нужно проработать бизнес-процессы — стандартные внутренние алгоритмы компании, уточняющие последовательность действий сотрудников, ответственных за решение конкретных задач. Каждый участок ответственности, будь то прием товаров, складирование или подготовка к отгрузке, характеризуется своей спецификой. Четкое представление о том, что именно, когда и за какой промежуток времени должно быть сделано, позволяет не только справляться с операционными нагрузками, но и получить дополнительное конкурентное преимущество.

Ключевые показатели эффективности склада

Существует несколько параметров, каждый из которых применим к отдельно взятой категории рабочих задач. Анализируя имеющиеся ресурсы и условия труда, менеджеры предприятия могут выстраивать и оптимизировать алгоритмы, а также оценивать, насколько эффективно работает конкретный сотрудник или подразделение в целом, руководствуясь цифровыми значениями.

Приемка товарной продукции

Отправной точкой в работе складского комплекса является обработка входящих запасов. 

Прием — один из ключевых процессов, от грамотного исполнения которого зависят все последующие операции. 

В соответствии с общепринятой классификацией различают три типа поставок: регулярные приходы, внутренние перемещения с других складов, а также возвраты ранее отгруженных позиций — ввиду выявления брака или иных причин. 

Для каждого из них необходимо определить собственные показатели, измеряя временные затраты, связанные с проверкой количества, веса и объема по накладным, а также с внесением данных в учетную программу.

К числу основных KPI складской логистики при приемке относятся:

• Расходы на организацию погрузочно-разгрузочных работ и содержание оборудования.
• Производительность — соотношение трудозатрат и объема запасов в пересчете на работника в час.
• Точность — доля ошибок, допускаемых в рамках качественного или количественного приема товаров.
• Задействование персонала и техники — процент штата и специализированных устройств, участвующих в складировании.
• Продолжительность выполнения операций — совокупное время от момента разгрузки до поступления товарной позиции в ячейку хранения.

Анализ перечисленных показателей позволяет сфокусироваться на основных ошибках и в дальнейшем исключить их из алгоритма, предотвратив цепную реакцию. Числовой характеристикой эффективности в данном случае считается временной промежуток, который проходит между приемом и готовностью к отгрузке. Фиксируя сроки поступления и завершения обработки для каждой операции, можно рассчитать среднемесячное значение и сопоставить его с результатами предшествующих периодов.

Для повышения производительности труда работников склада и соблюдения KPI на текущем этапе рекомендуются:

• Систематизация бизнес-процессов.
• Привлечение квалифицированных сотрудников, прошедших обучение.
• Использование системы уникальных идентификационных номеров.
• Настройка параметров для автоматического размещения в учетной базе.

Ускорить выполнение рутинных задач помогает современное оборудование, в том числе — терминалы сбора данных и программные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс». 

Практика показывает, что благодаря автоматизации можно заметно сократить время, необходимое для приемки и размещения товаров на складе.

Точность комплектования

Одна из наиболее сложных и затратных задач — сборка заказов, для которой оцениваются следующие характеристики:

• Стоимость — издержки в пересчете на одну позицию, с учетом отбора, маркировки и упаковки продукции.
• Производительность — число строк, которые были отобраны в течение одного часа.
• Продолжительность — время, затрачиваемое в среднем на комплектацию.
• Качество — доля заявок, собранных и упакованных безошибочно.

Как и в предыдущем случае, один из ключевых факторов достижения KPI сотрудниками склада — грамотная организация, благодаря которой можно распределить ресурсы и повысить общую эффективность. Интеграция автоматизированных систем подбора и устройств для сканирования штрих-кодов заметно упрощает поиск и идентификацию складских запасов. Минимизировать ошибки помогают ввод весового контроля и отказ от использования ячеек для смешанного размещения, в том числе — с вводом принципа распределения идентичных SKU по срокам годности или производственным сериям.

Затраты на хранение

Каждая минута пребывания товара на складе обходится предприятию в определенную сумму. 

Совокупные издержки охватывают все расходы организации, связанные со складированием на протяжении определенного срока, и учитывают:

• Стоимость производства или приобретения товарной позиции.
• Приобретение и обслуживание оборудования и ПО.
• Выплаты по аренде коммерческого помещения и коммунальным услугам.
• Расходные материалы и налоговые сборы.

Структурированный постатейный учет позволяет оценить рентабельность складского комплекса. 

Для расчета применяется формула с соотношением общих затрат и стоимости запасов на текущий момент ((ОЗ/СЗ) х 100), результаты которой можно сопоставить со значениями предыдущих периодов.

Сократить издержки хранения позволяют:

• Внедрение решений автоматизации, помогающих снизить расходы на персонал.
• Использование специализированных расчетных инструментов при формировании заказов.
• Уменьшение остатков по продукции с низким спросом и профилактика оверстока.
• Обеспечение сотрудников современными моделями ТСД, повышающими скорость и точность работы с маркированными товарами.

Оборачиваемость

Один из ключевых KPI склада, соблюдение которого повышает эффективность управления в целом, а также оказывает существенное влияние на стоимость хранения. Рассматриваемый показатель характеризует, насколько быстро конкретные товарные позиции реализуются и отгружаются с момента поступления. Чем короче оказывается промежуток времени, прошедший между поступлением и продажей — тем ниже сопутствующие затраты, связанные со складированием, и, как следствие, выше рентабельность подразделения.

Для определения актуального значения за определенный период используется несложная формула, представляющая собой соотношение стоимости реализованных товаров и среднего объема складских запасов. Расчет оборачиваемости по категориям и позициям помогает определить специфику спроса и учесть ее в дальнейших закупках, корректируя прогнозы и повышая эффективность ассортиментной матрицы в целом.

Число возвратов

Несложный в плане фиксации и оценки, но существенный показатель, в первую очередь определяющий качество клиентского сервиса предприятия. Возвратные позиции важно дифференцировать исходя из причины, заявленной отправителем как основание: это может быть некондиционное состояние, истечение срока годности, потеря товарного вида в процессе доставки и т. д. 

Для каждой группы рассчитываются допустимые нормативные значения, с которыми сопоставляется фактический результат, равный умноженному на 100 частному количества возвратов и объема реализации. Отталкиваясь от полученной информации, руководители подразделений получают возможность выявить слабые места на этапах хранения и комплектования, устранение которых способствует повышению общей эффективности.

Упущенные продажи

Критерий, повышающий продуктивность анализа прогнозирования закупочной деятельности компании. Локальные перебои с товарными запасами, не позволяющие исполнять заявки в полном объеме, могут быть обусловлены непредвиденным ростом спроса на фоне влияния определенных факторов. 

Если же доля неисполненных заказов остается стабильно высокой — необходимо уделить внимание качеству планирования и управления остатками. 

Любой отказ, обусловленный отсутствием нужных товаров, не только лишает компанию части оборота и прибыли, но и вредит ее деловой репутации в глазах действующих и потенциальных клиентов. 

Исходя из этого, важным аспектом становится применение многофакторных моделей построения прогнозов, обеспечение страховых запасов и внедрение современных управленческих моделей, которые сводят к минимуму вероятность подобных ситуаций.

Сроки исполнения

Нормативы обработки заявок подразумевают возможность оценки эффективности работы складских сотрудников путем сопоставления планового и фактического времени выполнения цикла отгрузки. Чем быстрее происходит получение очередного заказа и доставка товара до клиента, тем качественнее предоставляемый сервис, при условии, что поставка осуществляется не только вовремя, но и точно, без каких-либо пересортиц и ошибок. 

Сократить временные издержки позволяют следующие решения:

• Сегментирование участков склада исходя из функционала.
• Формирование логики размещения с учетом особенностей отправки.
• Поиск и утверждение оптимальной схемы комплектации.
• Создание мотивационной структуры и внедрение новых технологий.

Список ключевых KPI для каждого предприятия может отличаться, однако перечисленные варианты остаются актуальными в любом направлении бизнеса. 

Отслеживая числовые параметры, важно понять, какие из них оказывают наибольшее влияние на рентабельность компании. 

Интеграция специализированной системы учета, разработанной специалистами «Клеверенс», помогает повысить эффективность работы с маркированными товарами, сводя к минимуму влияние человеческого фактора на качество выполнения ежедневных рутинных процессов.

Особенности оценки

Существуют различные примеры отбора показателей KPI для начальника склада или складских работников. При построении нужно учитывать все аспекты и нюансы: так, условные сборщики взаимодействуют с конкретными SKU, а водители погрузчиков — уже с палетами. 

Привязка заработной платы к числу позиций, обработанных за месяц, требует соответствующего уровня автоматизации — однако этот подход считается более эффективным, чем постановка общего плана, при котором производительность одних может быть нивелирована слабой работой других сотрудников. 

Заинтересованность в повышении собственной результативности, распределение ответственности, внедрение принципов адресного хранения и использование современного оборудования — факторы, помогающие сделать склад продуктивнее за минимальный промежуток времени.

Управление складским персоналом

В первую очередь необходимо разработать и утвердить организационные положения — перечень должностных инструкций, договоров, графиков и планов выработки и т. д. Шаблоны можно без особого труда найти в интернете, однако они должны быть тщательно и скрупулезно адаптированы к специфике деятельности предприятия. 

Сбалансировать нагрузку позволяет интеграция соответствующих модулей в структуру используемой WMS-системы, отвечающей за построение рабочих процессов, ведение учета времени и выработки, а также автоматическое формирование основных заданий, распределяемых в соответствии с заданной приоритетностью.

Функционал, предлагаемый специализированным программным обеспечением, также должен обеспечивать:

• Отслеживание прогресса по текущим задачам.
• Контроль соблюдения нормативов и скорости исполнения бизнес-процессов.
• Управление приоритетами и подготовку актуальных отчетов.

Поступающие данные помогут оценить производительность как всего подразделения в целом, так и отдельного работника — в пределах его компетенций и зоны ответственности. Как следствие, возможность разработки оптимальной мотивационной системы, построенной на KPI.

Мотивация персонала

Использование ключевых показателей как инструмента, позволяющего мотивировать сотрудников склада — стандартная практика, помогающая повысить индивидуальную производительность. Основой оценки работы становятся объективные данные, полученные из WMS-системы, которая в режиме реального времени рассчитывает статистику по каждому работнику.

К числу базовых могут быть отнесены три основных значения:

• Эффективность, отражающая число операций, выполненных за период.
• Качество, определяемое количеством ошибок, которые были допущены при сборке.
• Универсальность, характеризующая перечень профессиональных навыков сотрудника помимо профильной специализации.

Критерии меняются в зависимости от специфики осуществляемой деятельности, однако общий принцип остается неизменным. Каждый из ключевых показателей получает собственный «вес» — допустим, это будет 50, 40 и 10 процентов соответственно. 

В список выполняемых задач должны входить все операции, оцениваемые руководителем исходя из данных, предоставляемых учетной программой. 

Наличие KPI позволяет определить размер премиальной части заработной платы по итогам месяца, обосновать заявку на дополнительное бюджетное финансирование для достижения актуальных производственных целей, а также оперативно реагировать на происходящие изменения, внося корректировки и используя имеющиеся ресурсы для устранения негативных факторов.

Автоматизация отслеживания показателей склада

Вручную большинство показателей отслеживать трудоемко: для этого понадобится бумажный журнал, табели, другие документы и регулярное сведение данных из них. 

Поэтому показатели отслеживаются в учетной системе, а первичные данные заносятся туда с помощью терминалов сбора данных. 

Так можно будет отследить, какой именно сотрудник сколько заданий и в какие сроки выполнил, кто чаще совершает ошибки, приводящие к возвратам и задержкам отправок. 

Также использование ТСД создает основы для сдельной оплаты на складе.

Заключение

Использование мотивационной системы, построенной на показателях производительности труда руководителей и работников склада, помогает оптимизировать деятельность персонала и заинтересовать его в повышении эффективности. При этом важно не только донести до сотрудников значимость их вклада в общий результат, но и сделать понятной корреляцию между затрачиваемыми усилиями и получаемым вознаграждением, сделав структуру мотивации в привязке к KPI максимально гибкой и прозрачной. Дополнительным преимуществом также станет внедрение современных средств автоматизации, которые помогают упростить рутинные процессы, и способствуют общей оптимизации операционных циклов.